Ersättningar

För att uppnå detta krävs att Projektengagemang kan erbjuda konkurrenskraftiga totalersättningar som ersättningsriktlinjerna möjliggör. VD:s och vVD:s ersättning ska kunna inkludera fast lön, rörlig ersättning, långsiktiga incitamentsprogram, pension och övriga förmåner som ska vara marknadsmässiga och konkurrenskraftiga. Den rörliga ersättningen ska vara beroende av uppfyllelse av definierade och mätbara kriterier som årligen fastställs av ersättningsutskottet respektive styrelsen vars syfte är att främja uppfyllelsen av Projektengagemangs kort- och långsiktiga mål, strategi, långsiktiga utveckling, värdeskapande, hållbarhet, och finansiella tillväxt, samt personliga mål för verksamhetsåret och ska vara definierade och mätbara samt utformade så att de inte uppmuntrar till ett överdrivet risktagande.

Ersättningsrapporterna beskriver hur riktlinjerna för lön och annan ersättning till ledande befattningshavare inom PE-koncernen tillämpats.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Årsstämman den 19 maj 2020 fattade beslut om följande riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till ledande befattningshavare att gälla tills vidare, dock längst för tiden fram till årsstämman 2024.

Förslaget inför årsstämman 2020 överensstämmer i sak huvudsakligen med de riktlinjer som antogs av årsstämman 2019. Aktieägarna har inte framställt några synpunkter på riktlinjerna.

Riktlinjerna omfattar VD, vice verkställande direktören (”vVD”) och övriga ledande befattningshavare i Projektengagemangs koncernledning, samt enskilda styrelseledamöter i Bolaget, i den mån anställnings- eller konsultavtal med dem ingås. För koncernledningens sammansättning, se årsredovisningen. Endast ersättning enligt avtal som ingås eller förändras efter det att riktlinjerna godkänts av årsstämman omfattas.

Riktlinjernas främjande av bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
Det som driver Projektengagemang är engagerade medarbetare som skapar värde genom kvalificerade konsulttjänster och lösningar – inte bara för Bolagets kunder, utan också för samhället i stort som ger samhällsnytta i människors vardag. Genom Projektengagemangs vision att förnya samhället genom innovativa och hållbara lösningar i en värld som ständigt förändras har Bolaget ett ansvar att göra skillnad och drivs av viljan att förnya och förbättra. Detta utvecklar Bolagets, dess anställdas och lednings kunskap och kompetens som i förlängningen skapar värde för Bolagets kunder och samhället i stort. En stark tro på entreprenörskap och varje medarbetares personliga drivkraft har varit grunden för företagskulturen med vilja att förnya och förbättra genom ett genuint engagemang för uppgiften, kunden, slutanvändaren och samhället. Se närmare om Projektengagemangs strategi, vision och mål på Bolagets hemsida, www.pe.se.

En framgångsrik implementering av Projektengagemangs affärsstrategi, långsiktiga intressen, och hållbarhet utifrån viljan att förnya och förbättra förutsätter att Projektengagemang kan rekrytera och behålla kvalificerade, drivna och engagerade medarbetare med rätt kompetens. För att uppnå detta krävs att Projektengagemang kan erbjuda konkurrenskraftiga totalersättningar vilket är styrelsens bedömning att dessa ersättningsriktlinjer möjliggör.

Former av ersättning
VD:s, vVD:s och övriga ledande befattningshavares ersättning ska kunna inkludera fast lön, rörlig ersättning, långsiktiga incitamentsprogram, pension och övriga förmåner. Den sammanlagda ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig samt ge Bolaget möjlighet att rekrytera och behålla de ledande befattningshavare Bolaget behöver för att nå sina långsiktiga och kortsiktiga mål och ska stödja affärsstrategin och bidra till hållbarhet.

Fast lön
Den fasta lönen för VD, vVD och övriga ledande befattningshavare ska avspegla de krav och det ansvar arbetet innebär, liksom befattningshavarnas individuella prestationer. Den fasta lönen för VD, vVD och övriga ledande befattningshavare revideras årligen. Ledande befattningshavare erhåller inte arvode för styrelseuppdrag i Bolagets dotterbolag.

I den mån styrelseledamot vid sidan av styrelsearbetet utför arbete för Bolagets eller annat koncernbolags räkning ska konsultarvode och/eller annan ersättning för sådant arbete kunna utgå efter beslut av styrelsen.

Rörlig ersättning
Utöver den fasta lönen kan rörlig kontant ersättning utgå. Rörlig ersättning ska vara beroende av uppfyllelse av definierade och mätbara kriterier som årligen fastställs av ersättningsutskottet respektive styrelsen, för en mätperiod om ett år, samt vara begränsad till maximalt 75 procent av den årliga fasta lönen för VD och vVD/CFO och maximalt 50 procent av den årliga fasta lönen för övriga medlemmar av koncernledningen. Angivna kriterier har till syfte att främja uppfyllelsen av Bolagets/koncernens kort- och långsiktiga mål, strategi, långsiktiga utveckling, värdeskapande, hållbarhet, och finansiella tillväxt, samt personliga mål för verksamhetsåret och ska vara definierade och mätbara samt utformade så att de inte uppmuntrar till ett överdrivet risktagande.

Uppfyllelse av kriterierna för utbetalning av rörlig kontantersättning utvärderas årligen av ersättningsutskottet och beslutas av styrelsen, varvid villkoren för rörlig ersättning utformas så att styrelsen tillåts begränsa eller underlåta utbetalning av rörlig ersättning om exceptionella ekonomiska förhållanden råder och en sådan åtgärd bedöms rimlig. Med den årliga fasta lönen menas här fast, under året intjänad, kontant lön exklusive pension, tillägg, förmåner och liknande, såvida inte annat följer av i det enskilda fallet gällande ITP-plan.

Långsiktiga incitamentsprogram
VD, vVD och övriga ledande befattningshavare och nyckelpersoner kan erbjudas långsiktiga incitamentsprogram vilka i huvudsak ska vara aktiebaserade. Målet med långsiktiga incitamentsprogram ska vara att skapa ett långsiktigt engagemang i Bolaget, att attrahera och behålla lämpliga ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner samt att uppnå en ökad intressegemenskap mellan deltagarna och aktieägarna.

Långsiktiga aktiebaserade incitamentsprogram beslutas av bolagsstämman och de detaljerade villkoren för sådana program föreslås därför av styrelsen inför varje sådant stämmobeslut.

I den mån långsiktiga incitamentsprogram föreslås bolagsstämman ska de utgöra ett komplement till fast lön och rörlig ersättning för de ledande befattningshavare som genom sin kompetens och sina prestationer i särskilt hög grad bidrar till Bolagets/koncernens resultatmässiga måluppfyllelse, affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Eventuella aktie- eller aktiekursrelaterade incitamentsprogram måste ha en kvalificeringsperiod på minst tre år.

Pension
Ordinarie pensionsålder är i normalfallet 65 år. Pensionsförmåner ska som huvudregel vara avgiftsbestämda och uppgå till maximalt 30 procent av fast lön för VD och 30 procent för vVD och övriga ledande befattningshavare, såvida inte annat följder av i det enskilda fallet gällande ITP-plan. Endast fast lön är tjänstepensionsgrundande, såvida inte annat följer av i det enskilda fallet gällande ITP-plan.

För ledande befattningshavare utanför Sverige kan pensionsförmåner variera på grund av lagstiftning eller lokal marknadspraxis.

Övriga förmåner och ersättningar
Övriga ersättningar kan bestå av andra sedvanliga och marknadsmässiga förmåner, såsom sjukvårdsförsäkring, vilka inte ska utgöra en väsentlig del av den totala ersättningen.

Därutöver kan ytterligare ersättning under extraordinära omständigheter från fall till fall, efter beslut av styrelsen, avtalas på individnivå i syfte att främja rekryteringen eller förhindra förlusten av ledande befattningshavare. Sådana extraordinära arrangemang får inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta årliga lönen för berörd person och kan till exempel inkludera en kontant engångsbetalning.

Uppsägningstid och avgångsvederlag
Fast lön under uppsägningstid och avgångsvederlag, inklusive ersättning för eventuell konkurrensbegränsning, ska sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta lönen för två år för VD och tolv månader för vVD och övriga medlemmar av koncernledningen.

Lön och anställningsvillkor för anställda
Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för Bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Avvikelse från riktlinjerna
Styrelsen ska ha rätt att tillfälligt frångå, helt eller delvis, de av bolagsstämman beslutade riktlinjerna, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och avsteg är nödvändigt för att tillgodose Bolagets långsiktiga intressen och hållbarhet eller för att säkerställa Bolagets ekonomiska bärkraft. Sådana avvikelser kan ske efter beslut av styrelsen i det enskilda fallet, t.ex. vid nyanställning eller behållande av VD eller annan ledande befattningshavare avseende såväl fast lön, som rörlig ersättning och pensionsvillkor, varvid dock ska beaktas att villkoren ska vara marknadsmässiga och konkurrenskraftiga. Om sådan avvikelse sker ska detta redovisas i ersättningsrapporten inför närmast följande årsstämma.

Övrigt
För ytterligare information om ersättningar, se not 7 i årsredovisningen.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. Utskottets arbetsuppgifter ska främst vara att bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för koncernledningen och andra ledande befattningshavare. Vidare ska ersättningsutskottet följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för koncernledningen; följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare som årsstämman enligt lag ska fatta beslut om åtminstone vart fjärde år, samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i koncernen. Ersättning till VD och vVD, samt principer för ersättning till koncernledningen beslutas av styrelsen. Ersättning till andra ledande befattningshavare beslutas av ersättningsutskottet inom de ramar som fastställts av styrelsen och årsstämman. Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till Bolaget och koncernledningen. Vid ersättningsutskottets och styrelsens behandling av ersättningsfrågor närvarar inte VD, vVD eller andra personer i koncernledningen i den mån de berörs av frågorna.